チートシート:Excel2016の必須機能

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デスクトップ版のExcelとの簡単な共有

2016年3月、デスクトップ版のExcelにシンプル共有と呼ばれる機能が追加され、一部の業界ウォッチャーは、Excelのライブコラボレーションがついに登場したと信じていました。残念ながら、そうではありません。代わりに、Excel 2007以降に何らかの形で存在していた共有機能をより簡単に使用するための唯一の方法です。Excelでの共有は常に厄介であり、Excel2016の単純な共有機能は物事を劇的に容易にするものではありません。 。それでも、スプレッドシートで他の人と頻繁に作業する場合は、試してみることをお勧めします。

まず、共有するワークブックを準備する必要があります。(ブックをExcelテーブルと共有することはできません。また、共有ブックで実行できる書式設定と機能に関しては他にも制限があります。)

他のユーザーと共有するワークブックで、リボンの[レビュー]をクリックし、[ワークブックの共有]をクリックして、表示される画面の[編集]タブで、[複数のユーザーによる変更を同時に許可する]の横のチェックボックスをオンにします。時間。これにより、ワークブックのマージも可能になります。」次に、画面の[詳細設定]タブで、変更を追跡し、他のユーザーが行った編集を処理する方法を選択します。たとえば、ドキュメントの変更履歴を保持する期間などです。完了したら、[OK]をクリックします。

これで、ブックを他のユーザーと共有したり、変更後に全員が行った変更を確認したり、保持する変更と破棄する変更を決定したりできます。これはどれも新しいものではありません。以前のバージョンのExcelですべて利用可能でした。ただし、シンプル共有を使用すると、誰もがアクセスできるクラウドの場所にファイルを保存してから他のユーザーと共有できるため、ファイル自体を共有する方が簡単です。

シンプル共有を使用するには、最初にファイルをOneDrive、OneDrive for Business、またはSharePointアカウントに保存します。(これらは、シンプル共有で機能する唯一のサービスです。)これを行うには、[ファイル]> [名前を付けて保存]をクリックし、適切なOneDriveまたはSharePointアカウントを選択します。

その後、ブックの右上隅にある共有アイコンをクリックします。共有ペインが右側に表示されます。共有ペインは、Excelがリアルタイムコラボレーションを提供すると誤解している理由である可能性があります。これは、Word、PowerPoint、およびOneNoteがコラボレーションに使用するのと同じ共有ペインであるためです。違いは、Excelの場合、ペインを使用して他のユーザーにドキュメントへのアクセスを許可することしかできないことです。リアルタイムコラボレーションを実行することはできません。

[共有]ペインの上部にある[ユーザーを招待]ボックスにドキュメントを共有するユーザーのメールアドレスを入力するか、ノートブックアイコンをクリックして、招待するユーザーの連絡先リストを検索します。ボックスにユーザーのアドレスが表示されると、ドロップダウンメニューが表示され、共同編集者にドキュメントの編集を許可するか、表示のみを許可するかを選択できます。ドロップダウンの下に、ドキュメントを共有している相手に送信されるメッセージを入力することもできます。完了したら、[共有]ボタンをクリックします。

異なる人に異なる編集/表示権限を割り当てることができますが、それぞれに異なる電子メールを送信する場合に限ります。送信する個々の電子メールでは、編集または表示のみを選択できます。これは、電子メール内のすべての人に適用されます。したがって、さまざまな人にさまざまな特権を割り当てるには、すべてを1つの電子メールにまとめるのではなく、個別の電子メールを送信します。

指定した人にファイルへのリンクが記載されたメールが送信されます。これはSimpleSharingが行うことの全範囲であることに注意してください。その電子メールが送信された後、以下に概説するように、2016バージョンより前にExcelにすでに存在していたのと同じ共有機能を使用します。

ファイルを共有している人は、ファイルを開くために、電子メール内のファイルのアイコンをクリックする必要があります。ワークシートを確認することはできますが、ワークシートに変更を加える場合は、開いたときと同じフォルダーにそのコピーを保存する必要があります。オリジナル自体は読み取り専用になります。

共同編集者は、ワークシートのコピーに必要な変更を加えて保存します。次に、元のワークシートを開くと、ワークシートのコピーの変更を元のワークシートとマージできます。ただし、その前に、次の手順を実行する必要があります。

1. [クイックアクセスツールバーのカスタマイズ]アイコンをクリックします。これは、画面の左上隅にあるクイックアクセスツールバーの左から4番目のアイコン(上に水平線が付いた下向き矢印)です。表示される画面で、[その他のコマンド]をクリックします。

2.表示される画面で、[コマンドの選択元]ドロップダウンボックスに移動し、[すべてのコマンド]を選択します。

3.リストをスクロールして、[ワークブックの比較とマージ]を選択し、画面中央の[追加]ボタンをクリックします。

4.画面下部の[OK]ボタンをクリックします。

[ワークブックの比較とマージ]アイコンがクイックアクセスツールバーに円として表示されるようになりました。

共有した元のワークシートで、[ワークブックの比較とマージ]アイコンをクリックします。[現在のブックにマージするファイルを選択]ダイアログボックスが表示されたら、そのユーザーが作成したブックのコピーをクリックします。次に、[OK]をクリックします。他の人がワークブックに加えたすべての変更は、元のワークブックに表示され、誰が行ったかによって識別されます。次に、変更を保持するかどうかを決定できます。

共有ブックの使用とマージの詳細については、Microsoftの「共有ブックを使用してExcel 2016 forWindowsで共同作業する」を参照してください。注意:この共有ブック機能はExcel 2016の新機能ではありません。[共有]ペインを使用して、ブック自体を共有する方法のみが変更されました。

シンプルな共有を使用していても、Excelのデスクトップバージョンの共有機能は非常に扱いにくいと思います。マイクロソフトがリアルタイムコラボレーションベータ版を開発中であることは心強いことです。安定してExcel2016ユーザーに公開される日を心待ちにしています。

チェックアウトする4つの新機能

スプレッドシートのプロは、Excel 2016に組み込まれている4つの新機能、クイック分析、予測シート、取得と変換、3Dマップに満足するでしょう。

クイック分析

スプレッドシートのデータを分析する場合は、新しいクイック分析ツールが役立ちます。分析するセルを強調表示してから、強調表示したセルの右下隅にカーソルを移動します。稲妻が付いたスプレッドシートの小さなアイコンが表示されます。それをクリックすると、データの即時分析を実行するためのさまざまなツールが表示されます。たとえば、ツールを使用して、特定の数値より大きい値のセルを強調表示したり、選択したセルの数値平均を取得したり、その場でグラフを作成したりできます。

予測シート

また、予測シート機能を使用して、履歴データに基づいて予測を生成できることも新しくなりました。たとえば、過去の本の売上を日付別に示すワークシートがある場合、ForecastSheetは過去の売上に基づいて将来の売上を予測できます。

この機能を使用するには、時間ベースの履歴データを含むワークシートで作業している必要があります。データセルの1つにカーソルを置き、リボンの[データ]タブに移動し、右側の[予測]グループから[予測シート]を選択します。表示される画面で、折れ線グラフと棒グラフのどちらを作成するか、予測を終了する日付など、さまざまなオプションを選択できます。[作成]ボタンをクリックすると、履歴データと予測データ、および予測チャートを示す新しいワークシートが表示されます。(元のワークシートは変更されません。)

Get&Transform

この機能は、Excelにとってまったく新しいものではありません。以前はPowerQueryと呼ばれていましたが、Excel 2013の無料のアドインとして利用可能になり、Excel ProfessionalPlusのPowerPivot機能でのみ機能しました。MicrosoftのPowerBIビジネスインテリジェンスソフトウェアは、同様の機能を提供します。

現在Get&Transformと呼ばれているこのツールは、さまざまなローカルおよびクラウドソースからデータを取得、結合、および形成できるビジネスインテリジェンスツールです。これらには、Excelワークブック、CSVファイル、SQL Serverおよびその他のデータベース、Azure、ActiveDirectoryなどが含まれます。ウィキペディアなどの公開ソースからのデータを使用することもできます。

Get&Transformツールは、リボンの[データ]タブのグループにまとめてあります。これらのツールの使用の詳細については、Microsoftの「Excel2016でGet&Transformの使用を開始する」を参照してください。

3Dマップ

Excel 2016以前は、PowerMapはExcel用の人気のある無料の3D地理空間視覚化アドインでした。今では無料で、Excel 2016に組み込まれ、3Dマップに名前が変更されました。これを使用すると、地理情報やその他の情報を3D地球儀または地図にプロットできます。最初にマッピングに適したデータを用意してから、そのデータを3Dマップ用に準備する必要があります。

これらの手順はこの記事の範囲を超えていますが、3Dマップのデータを取得して準備する方法に関するMicrosoftからのアドバイスがあります。データを適切に準備したら、スプレッドシートを開き、[挿入]> [3Dマップ]> [3Dマップを開く]を選択します。次に、表示されるボックスから[有効にする]をクリックします。これにより、3Dマップ機能がオンになります。データの操作方法とマップのカスタマイズ方法の詳細については、Microsoftチュートリアル「3Dマップの使用を開始する」を参照してください。

マッピング用のデータがなくても、3Dマップがどのようなものかを直接確認したい場合は、Microsoftが作成したサンプルデータをダウンロードできます。ここに示されているスクリーンショットは、MicrosoftのDallas Utilities Seasonal Electricity ConsumptionSimulationデモからのものです。ワークブックをダウンロードしたら、それを開き、[挿入]> [3Dマップ]> [3Dマップを開く]を選択し、マップをクリックして起動します。

便利なキーボードショートカット

あなたがキーボードショートカットのファンなら、朗報です。Excelはそれらの多くをサポートしています。以下の表は、最も有用なものを示しており、MicrosoftのOfficeサイトにさらにリストされています。

また、キーボードショートカットを使いこなしたい場合は、Excel 2016リボンクイックリファレンスガイドをダウンロードしてください。このガイドでは、各リボンタブで最も便利なコマンドについて説明し、それぞれのキーボードショートカットを提供しています。

便利なExcel2016キーボードショートカット

出典:Microsoft
キーの組み合わせ アクション
ワークシートナビゲーション
PgUp / PgDn 1画面上下に移動します
Alt-PgUp / Alt-PgDn 1画面を左右に移動します
Ctrl-PgUp / Ctrl-PgDn 1つのワークシートタブを左/右に移動します
上/下矢印キー 1つのセルを上下に移動します
タブ 右側の次のセルに移動します
Shift-Tab 左側のセルに移動します
ホーム 行の先頭に移動します
Ctrl-ホーム ワークシートの先頭に移動
Ctrl-終了 コンテンツが含まれている最後のセルに移動します
Ctrl-左矢印 セル内で左の単語に移動します
Ctrl-右矢印 セル内で右の単語に移動する
Ctrl-GまたはF5 [移動]ダイアログボックスを表示します
F6 ワークシート、リボン、作業ウィンドウ、ズームコントロールを切り替えます
Ctrl-F6 複数のワークシートが開いている場合は、次のワークシートに切り替えます
リボンナビゲーション
Alt リボンのショートカットを表示する
Alt-F [ファイル]タブに移動します
Alt-H [ホーム]タブに移動します
Alt-N [挿入]タブに移動します
Alt-P [ページレイアウト]タブに移動します
Alt-M [数式]タブに移動します
Alt-A [データ]タブに移動します
Alt-R [レビュー]タブに移動します
Alt-W [表示]タブに移動します
Alt-Q [教えて]ボックスにカーソルを置きます
Alt-JC カーソルがチャート上にあるときに、チャートツール/デザインタブに移動します
Alt-JA カーソルがチャート上にあるときに、チャートツール/フォーマットタブに移動します
Alt-JT カーソルがテーブル上にあるときに、[テーブルツール/デザイン]タブに移動します
Alt-JP カーソルが画像上にあるときに[画像ツール/フォーマット]タブに移動します
Alt-JI [描画]タブに移動します(利用可能な場合)
Alt-B [パワーピボット]タブに移動します(利用可能な場合)
データの操作
Shift-スペースバー 行を選択します
Ctrl-スペースバー 列を選択します
Ctrl-AまたはCtrl-Shift-スペースバー ワークシート全体を選択
Shift-矢印キー 単一セルで選択を拡張
Shift-PgDn / Shift-PgUp 選択範囲を1画面下/ 1画面上に拡張
Shift-Home 選択範囲を行の先頭まで拡張します
Ctrl-Shift-ホーム 選択範囲をワークシートの先頭まで拡張します
Ctrl-C セルの内容をクリップボードにコピーします
Ctrl-X セルの内容をコピーおよび削除する
Ctrl-V クリップボードからセルに貼り付けます
Ctrl-Alt-V [形式を選択して貼り付け]ダイアログボックスを表示します
入る セルへのデータの入力を終了し、次のセルに移動します
Shift-Enter セルへのデータの入力を終了し、次のセルに移動します
ESC セルへの入力をキャンセルする
Ctrl-; 現在の日付を挿入します
Ctrl-Shift-; 現在の時刻を挿入します
Ctrl-TまたはCtrl-L [テーブルの作成]ダイアログボックスを表示します
Ctrl-終了 数式バーで、カーソルをテキストの最後に移動します
Ctrl-Shift-End 数式バーで、カーソルから最後までのすべてのテキストを選択します。
Alt-F8 マクロの作成、実行、編集、または削除
セルとデータのフォーマット
Ctrl-1 [セルの書式設定]ダイアログボックスを表示します
Alt- ' [スタイル]ダイアログボックスを表示する
Ctrl-Shift-& セルまたは選択範囲に境界線を適用します
Ctrl-Shift-_ セルまたは選択範囲から境界線を削除します
Ctrl-Shift- $ 小数点以下2桁の通貨形式を適用します
Ctrl-Shift-〜 数値形式を適用する
Ctrl-Shift-% 小数点以下の桁数のないパーセンテージ形式を適用します
Ctrl-Shift-# 日、月、年を使用して日付形式を適用します
Ctrl-Shift- @ 12時間制を使用して時間形式を適用します
Ctrl-K ハイパーリンクを挿入する
Ctrl-Q データを含む選択したセルのクイック分析オプションを表示する
数式の操作
= 数式を開始します
Alt- = AutoSum関数を挿入します
Shift-F3 関数を挿入する
Ctrl-` 数式とセル値の表示を切り替えます
Ctrl- ' 上のセルから現在のセルに数式をコピーして貼り付けます
F9 開いているすべてのワークブックのすべてのワークシートを計算します
Shift-F9 現在のワークシートを計算する
Ctrl-Shift-U 数式バーを展開または折りたたむ
その他の便利なショートカット
Ctrl-N 新しいブックを作成する
Ctrl-O ブックを開く
Ctrl-S ブックを保存する
Ctrl-W ブックを閉じる
Ctrl-P ブックを印刷する
Ctrl-F [検索と置換]ダイアログボックスを表示します
Ctrl-Z 最後のアクションを元に戻す
Ctrl-Y 最後のアクションをやり直します
Shift-F2 セルコメントを挿入または編集する
Ctrl-Shift-O コメントを含むすべてのセルを選択します
Ctrl-9 選択した行を非表示にする
Ctrl-Shift-( 選択範囲内の非表示の行を再表示
Ctrl-0 選択した列を非表示にする
Ctrl-Shift-) 選択範囲内の非表示の列を再表示
F7 アクティブなワークシートまたは選択した範囲のスペルチェック

Excelをさらに深く掘り下げる準備はできましたか?「パワーユーザー向けの11のExcelのヒント」を参照してください。

このストーリー「チートシート:Excel 2016の必見の機能」は、もともとComputerworldによって発行されました。